Ser organizados es vital para mantener el foco en lo estratégicamente importante, entender el flujo de trabajo y saber qué tanto estamos avanzando en el camino hacia la meta que tenemos.
Hoy en día, casi todas las tareas son asignadas por correo electrónico, es común que marquemos nuestros mensajes con estrellitas o que los archivemos en carpetas. El asunto con ese método es que se nos pueden escapar pendientes o a veces resulta engorroso hacerle seguimiento a nuestros objetivos.
Les quiero compartir tres herramientas, dos de las cuales usamos actualmente en la oficina y que seguro van a querer usar ustedes también.
Boomerang / boomeranggmail.com
A veces las palabras llegan a nuestra cabeza en los momentos más inapropiados, digamos que un domingo a las 10:00 p.m. decidimos redactar un mensaje importante para nuestro jefe o para uno de nuestros compañeros. No está bien visto que sentemos el precedente de estar trabajando a esa hora, esta aplicación te ayuda a programar el envío de los mensajes.
La primera herramienta y la más fácil de usar se llama Boomerang, funciona como una extensión para el Gmail, y si, eso de extensión suena complicado pero para instalarla solo tienes que ingresar en boomeranggmail.com, poner tu dirección de correo y aceptar. El paso a paso es muy sencillo.
Esta aplicación no solo sirve para programar el envío de mensajes a determinadas horas, también tiene la opción de hacerle seguimiento a un correo electrónico. Si por ejemplo pasan varios días y no has recibido una respuesta, Boomerang te recuerda que no te han respondido. Puedes programar los recordatorios según el tiempo que consideres necesario.
Drag / dragapp.com
¿A quién no le gusta tener una visual organizada de sus tareas y pendientes? Drag es la otra herramienta que usamos en la oficina y es genial para organizar tu bandeja de entrada en tres columnas que, en nuestro caso, titulamos como ‘Pendiente’, ‘En proceso’ y ‘Terminado’.
Conforme te vayan llegando mensajes, los puedes ir arrastrando a su correspondiente columna, es de verdad muy sencilla y se maneja de forma intuitiva. Está basada en un tablero Kanban (como que el usamos para trabajar metodologías ágiles). Y aunque no he probado esa opción, sé que puede usarse para visualizar proyectos o compartir correos con otros miembros del equipo.
Al igual que Boomerang, se instala como una extensión en Gmail entrando en dragapp.com Es muy fácil y te queda lista en Gmail. Y tranquilo que la puedes activar y desactivar cuando desees y sin necesidad de desinstalar nada.
Trello / trello.com
Esta última aplicación se usa para trabajar proyectos en equipo y para hacerle seguimiento a los avances. A diferencia de las otras dos, esta no es una extensión de Gmail sino que cada miembro del equipo debe ingresar en trello.com y crear un usuario.
Lo chévere de Trello es que pueden subir los archivos y hacer comentarios. Es muy visual y fácil de usar incluso desde el celular. Me la han recomendado sobre todo para trabajar proyectos puntuales con proveedores o con otros equipos. Pues todos los involucrados están siempre al tanto de en qué etapa se encuentran.
Inspírate
Espero que le encuentren utilidad a estas herramientas, recuerden que la comunicación y la sinergia son vitales para que un equipo. Por eso debe existir una visión compartida y buenas relaciones entre los miembros del equipo.
Ahora estoy implementando una nueva metodología denominada coaching sistémico para equipos, en ella trabajamos los equipos como un sistema integral en el que el grupo no depende de un líder que todo lo resuelve por si solo.
Luis Alfredo Rojas
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