La comunicación en las organizaciones es clave para lograr resultados; actualmente, muchos de nosotros trabajamos desde casa y las reuniones virtuales se han convertido en la forma más común para relacionarnos con nuestro equipo de trabajo, jefes, aliados y proveedores.
El asunto es que una videoconferencia no es tan fácil como conectarse a determinada hora y conversar. No. Este tipo de reuniones exige un compromiso y una concentración a veces mayor que la que teníamos en una reunión presencial.
En medio de una reunión virtual, es más complicado expresar y leer las señales corporales, los fallos técnicos pueden interrumpir el ritmo y las distracciones están a la orden del día. Para sacar el máximo provecho, lo recomendable es hacerlas siguiendo los mismos principios de una reunión efectiva presencial, es decir, crear una estructura organizada, con temas, roles y objetivos claros y apegarse a ella tanto como sea posible.
Los tres principios fundamentales para una reunión efectiva, son: planeación, dirección y seguimiento; en las reuniones virtuales, sea hace imperativo apoyarnos en estos pilares para darle estructura y asegurar que todos en la sala virtual estén al tanto del porqué de la reunión, de los objetivos, la metodología y los tiempos.
Entre más clara la estructura, más atención y concentración habrá.
Hemos hecho esta guía con los cuatro grandes momentos que componen una reunión y aquello que te recomendamos tengas en cuenta:
Momento 1: Antes de la reunión
• Lo primero es que evalúes si es necesario tener una reunión. Suena obvio, pero a veces sentimos el impuso por organizar un encuentro cuando en realidad los temas que vamos a tratar se pueden agilizar por otro medio como un correo electrónico, un comunicado, una llamada o una intervención en el chat grupal. Revisa entonces si tienes una razón que justifique convocar la reunión virtual.
• Decide qué tipo de reunión estás organizando, esto es vital para que al momento de hacer la citación, los participantes estén al tanto de lo que deben alistar y de la clase de interacción que van a tener. Recuerda que hay varios tipos de reunión entre los que se encuentran las informativas, de planeación, evaluación, seguimiento, consulta y negociación.
• Analiza el contexto y define el momento más oportuno para realizar el encuentro virtual. Ten en cuenta las cargas laborales de los demás, el tiempo que tendrán para preparar el material que puedan necesitar, así como el horario más adecuado según el nivel de atención, concentración y exigencia requerido. No es lo mismo, por ejemplo, hacer una reunión estratégica un viernes al final de la tarde que un martes a primera hora.
• Cita sólo a aquellas personas que resulten estrictamente necesarias para desarrollar la reunión, es decir, sólo a aquellos que puedan contribuir con su conocimiento, experiencia, capacidad de análisis o involucramiento con el tema tratado. A veces es valioso que puedas anticipar las reacciones de los miembros de tu equipo respecto al tema y contenido de la reunión para que puedan estar al tanto y compartir todos la misma información de contexto antes de llegar al espacio grupal.
Prepara la reunión:
• Asignar roles es algo que dejamos para reuniones grandes y formales, pero en una reunión periódica semanal puede servirnos para agilizar tiempos. Un moderador puede guiar la reunión virtual, dar la bienvenida y explicar el objetivo, la duración y los puntos a tratar.
• Durante la reunión, una persona puede estar al tanto del chat grupal público dentro de la plataforma compartiendo archivos relacionados con el tema, resolviendo pequeñas dudas y enviando el acta con los compromisos adquiridos.
• Organiza las primeras diapositivas de tu presentación para que muestren el objetivo de la reunión, hora de inicio y término, temas y orden de prioridad, tiempos para cada tema y responsables de cada tema.
Momento 2: Durante la reunión
• La virtualidad exige una puntualidad milimétrica, si eres el anfitrión, inicia sesión 10 minutos antes, pon una diapositiva con el tema de la reunión y la hora de inicio para que las personas puedan ir alistándose. Si se da la oportunidad, ve conversando informalmente con las personas que van llegando para distensionar un poco el ambiente y que todos vayan entrando en confianza con la cámara y el micrófono.
• Revisa muy bien la agenda y expón los objetivos y resultados esperados del encuentro. En algunos casos, tendrás que entregar algún tipo de material de apoyo, si no lo enviaste previamente, hazlo a través del chat grupal.
• Dependiendo del tipo de reunión, no está de más recordarle al grupo algunas reglas básicas de cortesía sobre el uso de la plataforma, como silenciar los micrófonos cuando no se tenga la palabra y respetar la palabra de los demás. Ten en cuenta que muchos micrófonos activos generan ruido de fondo que dificulta escuchar claramente a la persona que habla, por otro lado, cuando dos o más personas hablan al tiempo, se hace imposible entender.
• Para cada tema, da algo de contexto y revisa con el grupo el avance de los acuerdos previos, revisa la causas que facilitaron el cumplimiento o las razones para el no cumplimiento.
• Las personas deben saber en todo momento en qué momento de la reunión se encuentran, tener un orden, unos tiempos y una presentación secuencial organizada facilita el enfoque y la atención.
• Al finalizar la reunión, vuelve al índice y recapitula punto por punto, haciendo énfasis en los acuerdos a los que llegaron para asegurarte de que queden consignados en el acta.
• Por último, y si el tipo de reunión y participantes lo permite, puedes darle feedback positivo a tu equipo sobre los aportes de cada uno. Esto se hace para fomentar la atención y participación, para que el grupo pueda auto-evaluarse en aquello que funcionó durante la reunión y para despedirlos en un ambiente positivo.
Momento 3: Después de la reunión
• Envía el acta con los acuerdos.
• Evalúa la reunión con tu equipo. Ten en cuenta si se cumplieron los objetivos, si el material entregado o mostrado fue útil y oportuno, y si se cumplieron los tiempos y los acuerdos.
• Identifica oportunidades de mejora para una próxima reunión.
• Hazle seguimiento a los acuerdos, no los dejes en el aire. Poniéndole enfoque y método a las reuniones virtuales, tú y tu equipo aprenderán a ser más efectivos y a sacarle provecho a los encuentros virtuales. Esperamos que esta guía les sea útil y los ayude a enfocarse mejor, a ser más ágiles, más cercanos y más productivos.
Luis Alfredo Rojas
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