Cómo hacer que tu equipo sea mejor en las presentaciones

Lo creas o no, gran parte del éxito de una organización depende de la calidad y el impacto de sus presentaciones. Una presentación (sea un informe, un pitch comercial o una actualización sobre un proyecto), tiene el poder de influenciar la percepción que se tiene de la marca a clientes internos y externos.

Las presentaciones con fallas de diseño o ejecutadas pobremente traen consigo connotaciones de falta de organización, falta de credibilidad y falta de profesionalismo y más grave aún, que la idea no se venda.


Las presentaciones son el reflejo de cómo tu equipo y tu organización funcionan.

¿Qué hace que una presentación sea efectiva? Obviamente entran en juego los principios del buen diseño, pero incluso un equipo de habilidosos diseñadores puede tener inconvenientes en cuanto a unidad y colaboración.


Los equipos enfrentan una serie de desafíos a la hora de crear y entregar presentaciones estelares. Pero, ¿cómo te aseguras de que todos los miembros de tu equipo usen y mantengan los mismos elementos de diseño? ¿Cómo te aseguras de que, sin importar el nivel de las competencias de cada uno, se empoderen frente al cliente o ante los colegas de otras áreas? ¿Cómo logras que múltiples diseñadores sean coherentes y consistentes en mantener la unidad de sus presentaciones? Mejor dicho, ¿Cómo hacer que todo el equipo esté en la misma página?


1. Gestión de marca

Lo último que una organización necesita es un puré de recursos y plantillas flotando en los computadores de cada persona: Diferentes paletas de color, fuentes desorganizadas, logos mal usados, en fin… Seguramente la empresa cuenta con un manual de marca y es importante que se integre con las plantillas de las presentaciones.


La correcta gestión de los recursos de la marca es esencial para unificar las presentaciones en los equipos. Contar con una plataforma compartida en la que se pueda evidenciar el buen uso de la marca, con recursos fáciles de aplicar y un diseño modular que inspire y permita diagramar con fluidez es el primer paso.


2. Control de contenido

¿Cómo lograr que equipos enteros estén en la misma página, sabiendo que cada uno tiene sus propias formas de abordar el diseño y que cada uno está en un nivel distinto al de los demás? ¿Cómo te aseguras de que cada presentación se vea y se sienta como si perteneciera a un equipo? La gestión adecuada de una marca requiere cierto grado de control sobre los contenidos que salen a la luz.


Cuando cada área tiene sus propios expertos en presentaciones y cada uno de ellos tiene su propio pack de recursos y sus propias plantillas personalizadas, pasa que los co-equiperos menos diestros en el diseño van perdiendo confianza en sus habilidades pues sienten que no son capaces de entregar presentaciones de calidad.


La solución a esto es democratizar el diseño, suena idílico, pero es viable (y necesario). Hemos visto organizaciones en las que la plantilla institucional está llena de referencias perfectamente diagramadas pero no editables, con códigos de color HEX, RGB, CMYK y Pantone, recursos vectoriales y un sinfín de recursos pensados para deleitar a los diseñadores profesionales pero que solo confunden y abruman al analista contable, por ejemplo.


El diseño es y debe ser funcional y aplicable. Las plantillas institucionales deben estar pensadas para que cualquier persona dentro de la organización, sin importar si es psicólogo, ingeniero, abogado o administrador, pueda inspirarse y encontrar recursos fáciles de manipular y con ejemplos claros que le den ideas de cómo aplicarlos dentro de presentación.


3. Colaboración

Todo lo que puede salir mal, sale mal cuando una presentación se hace de manera colaborativa. Alguien puede cambiar la alineación de la gráfica que llevabas haciendo dos horas, otro sube sus diapositivas con la plantilla vieja, todos usan sus colores favoritos y el jefe escribe sus títulos gigantes en una fuente que nadie más tiene instalada. Una locura. La colaboración es una locura y un riesgo para la unidad y la consistencia que debe tener una presentación.


Al mismo tiempo, la colaboración es la clave para que un equipo prospere. Gestionar las presentaciones de tu equipo implica asegurarse de que cada persona esté siempre en la misma página que los demás. Esto es, que todos tengan claro cómo se expresa la marca, que todos sepan cuáles son las fuentes y los tamaños estandarizados para el texto, que todos entiendan el uso de los colores corporativos, que todos tengan acceso a los recursos como íconos, fotos, tablas y claro, que todos entiendan la relevancia que tiene una presentación en el mundo organizacional.


Cuando alineamos propósitos, conceptos, metodologías y recursos, la colabaración se hace posible. Ahí hay un gran terreno por abonar para que todo el equipo esté en la misma página y logre entregar presentaciones que denoten unidad, profesionalismo y sobre todo, presentaciones que comuniquen eficaz y efectivamente el contenido que se quiere.

 

Actualmente tenemos una oferta de tres talleres para fortalecer las competencias de comunicación relacionadas con el diseño de las presentaciones.


El primero es nuestro Taller de Presentaciones Tipo TED, en el que compartimos la metodología utilizada por los mejores conferencistas del mundo para estructurar contenidos y hacer que sus ideas sean expresadas con claridad, tengan sentido en la mente del otro y sean presentadas con impacto.


En la misma línea, tenemos dos talleres en los que el foco es el proceso de diseño como tal, Taller de Visualización de Datos en el que compartimos técnicas y recursos prácticos para inspirar a las personas que quieren y necesitan mostrar información a través de diagramas, tablas y gráficos.


Y nuestro Taller de Diseño PPT para los que No Diseñan en el que trabajamos la teoría del diseño, la composición y la estética y la aterrizamos al día a día de una persona que debe diseñar presentaciones sin ser diseñador.

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