Muchos presentadores experimentados tienen un punto de vista sólido sobre su tema y les apasiona su historia, por lo que necesitan un mazo que pueda respaldarlo. Sin embargo, no todos los oradores son diseñadores expertos y es fácil atascarse con los detalles esenciales en un programa como PowerPoint. Pero, ¿no sería bueno hacer en una hora lo que antes tomaba medio día?
Los ejecutivos y la alta dirección están constantemente tratando de encontrar un equilibrio entre la gestión, la planeación, la dirección y la coordinación. No hace falta decir que no tienen tiempo extra a su disposición para elegir colores, alinear cuadros de texto y buscar imágenes.
Afortunadamente, hay una manera de reducir el tiempo de diseño de la presentación a la mitad con los recursos del tradicional y siempre confiable PowerPoint.
Aquí, te comparto 6 formas simples en que los grandes presentadores crean presentaciones en menos de una hora.
Empezar con claridad
No hay nada peor que mirar una diapositiva en blanco preguntándose a dónde la llevará. Es como un bloqueo de escritor para su presentación, y puede ser una pérdida total de tiempo. Para ayudar a que su proceso de presentación fluya, debe pensar en su historia antes de siquiera considerar saltar a una plataforma de presentación. Con una dirección clara en mente para su narrativa, será más fácil estructurar su presentación y decidir qué debe incluirse en cada diapositiva. Una vez que tenga sus puntos clave, el problema que está resolviendo y su llamado a la acción, puede comenzar a completar su contenido para completar su presentación de manera más eficiente.
Darle sentido
Tener claro el objetivo le dará rumbo a su presentación, pregúntese ¿qué quiere y espera que las personas tengan claro una vez termine tu presentación? Una vez le des sentido y propósito a tu tema, podrás escoger el mejor camino para apoyar el logro de tu objetivo: ¿quieres informar, inspirar o persuadir? La pregunta que abre este párrafo puede sonar obvia, pero créeme, ponerla por escrito te va a dar la claridad que necesitas para organizar tu contenido de la mejor forma.
A la hora de organizar tu contenido, el secreto está en pensar en tres grandes momentos para tu presentación, que, en adelante, marcarán el ritmo de tus tres capítulos. Pensar en líneas narrativas de tipo introducción, nudo y desenlace ó contexto, propuesta y ejecución puede hacer una gran diferencia para el entendimiento de tu presentación. Organizar tu contenido implica también saber qué contenido dejar por fuera porque distrae, desvía o simplemente, no representa un punto fuerte de apoyo para tu objetivo general.
Dejar que las plantillas guíen el diseño
No todos podemos ser diseñadores de oficio, y eso está bien. En lugar de comenzar desde cero y mirar una diapositiva de presentación en blanco durante una hora, los presentadores pueden comenzar con una plantilla prediseñada para ayudar a despertar su creatividad. De hecho, el 77% de las personas usan plantillas como inspiración para comenzar el proceso de presentación. De esas personas, el 60% comenzó con una plantilla la última vez que usaron PowerPoint, pero aún no tenían confianza en su trabajo.
Seguramente su organización ya invirtió tiempo y esfuerzo en la creación de una plantilla institucional; apropiarse de esa plantilla, entenderla y enmarcar el contenido bajo esos lineamientos visuales hará que su proceso de diseño sea mucho más ágil. No hay que volver a inventar la rueda, lo que hay que hacer es ver referencias de otras presentaciones que le hayan llamado la atención y entender cómo los diseñadores se pensaron la diagramación.
Establecer y alimentar el tema de su marca
Más del 70 % de las personas utilizan la marca de su empresa en sus presentaciones, y con razón. Pero jugar manualmente con cada diapositiva individual para asegurarse de que los colores y las fuentes sean consistentes en todo el conjunto es ineficiente. En cambio, los grandes presentadores lo configuran y lo olvidan para ahorrar tiempo. Cree o aplique el tema de marca con los colores, fuentes y logotipos de su marca personalizados y aplíquelo a su presentación para que se emplee automáticamente en cada diapositiva individual.
Darle a su equipo estándares de marca por sí solo no es suficiente. Mientras que el 71% de los encuestados dijeron que usan la marca de su empresa en las presentaciones, el 66% por ciento dijo que su mayor desafío al crear presentaciones es el proceso de diseño. Al configurar su equipo con plantillas de presentación preconstruidas y temas personalizados, les está dando tiempo para que se concentren en otro trabajo.
Trabajar en la nube
Trabajar en la nube puede devolverles a los presentadores horas de tiempo entre los problemas de versiones, la publicación de métricas actualizadas y la obtención de comentarios y aprobaciones finales. Así es como los equipos modernos se sincronizan y cierran sesión más rápido, desde cualquier lugar. Pero quizás el beneficio más subestimado de la nube es la capacidad de actualizar la información sobre la marcha. En lugar de ir a una cafetería local de camino a una reunión para actualizar una parte de los datos, puede hacerlo sobre la marcha, directamente desde su teléfono, en el viaje de regreso.
Colaboración
¿Qué es mejor que un diseñador? Dos. Facilitar la colaboración en el proceso de diseño de la presentación le permite cubrir más terreno en menos tiempo. Mientras estructura su historia, sus colegas pueden trabajar en conjunto en la misma plataforma para insertar información y datos relevantes que respalden su mensaje general. Colaborar elimina las largas cadenas de correo electrónico y la búsqueda de información de otros departamentos porque todos pueden contribuir al mismo objetivo, al mismo tiempo. Ser un presentador eficiente significa saber cuándo delegar por el bien de la historia.
Es también importante que usted y su equipo gestionen, alimenten y compartan carpetas con recursos como fotos, íconos, gráficos, diagramas y diapositivas que hayan sobresalido en presentaciones anteriores para que logren optimizar tiempo evitando buscar en otros lados lo que ya se tiene o lo que ya se ha hecho antes.
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Artículo adaptado del trabajo originalmente publicado por Jordan Turner
Jordan es escritora de Bay Area, administradora de medios sociales y bloguera.
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