5 Trucos para visualizar datos en una presentación

Ludovic Gallen, Co-Fundador de Data Impact

En el mundo de la información y los datos, constantemente somos bombardeados por números, porcentajes, valores, indicadores y complejas sábanas de Excel que simplemente nos llueven por montones en el día a día. Si no eres una persona particularmente visual, el reto de darle sentido a esas métricas para comunicar el impacto de los datos puede resultar abrumador. Afortunadamente existen metodologías para la visualización de datos.

Ludovic Gallen no se equivocó con la frase que abre este texto, el valor de un dato está en su comprensión, en la capacidad que tengamos de comunicar su relevancia para el negocio, la organización, el equipo o el desempeño que estamos midiendo.

Cuesta trabajo pensar en una sola profesión que no se beneficie de los datos. La visualización de datos, disciplina que estamos empezando a conocer, sirve para tomar la complejidad de los números y presentarla de forma fácil. En otras palabras, es el intermedio entre el dato puro y el entendimiento, el puente entre los números y las palabras.

Monika Piekarska afirma que la visualización de datos es poderosa, pero las historias detrás de los datos es lo que guía las decisiones.

Créanlo o no, los datos cuentan una historia. Los que han tenido la oportunidad de participar en nuestro taller de Presentaciones Tipo TED saben que la mayoría de las personas se enganchan a una presentación cuando hay una línea argumental sólida que la respalde cada uno de los temas, y que la razón no es lo único que conduce a la persuasión.

Por ello, elegir la forma correcta de comunicar tus hallazgos aporta significado y relevancia a tus datos, logrando incluso ser la columna vertebral de tu mensaje. Al hacer tus datos parte de la historia que cuentas, estás facilitando el proceso de comprensión de tu audiencia. A continuación encontrarás 5 tips para visualizar datos en una presentación:

Los cuadros, diagramas, tablas y gráficos son la esencia de la visualización de datos pues toman lo más relevante y lo muestra de la manera más digerible posible. Sin embargo, cuando no elegimos el gráfico correcto puede lograr el efecto contrario, haciendo que tus datos sean percibidos de forma confusa.

Entender a fondo tus datos es también entender qué gráficos apoyarán el mensaje que quieres dejar. Si no sabes por dónde empezar, empieza alimentando tus ojos de otros gráficos, busca inspiración en revistas, informes, y claro, en internet. Hacer esto te dará luces sobre nuevas formas de hacer tu propio gráfico, si ves un gráfico que te gusta, adáptalo con tu propio contenido y juega con diferentes formatos para ver cuál le calza mejor.

Hacer esto, no solo le da a los no-diseñadores herramientas para empezar, sino que ayuda a estructurar tu presentación mostrando datos de formas más interesantes.

“Puedes alcanzar la simplicidad en el diseño de cuadros, tablas y gráficos recordando estos tres principios: renunciar, reducir y enfatizar.” Garr Reynolds

Que tus datos sean complejos no quiere decir que tu presentación deba serlo. Lee esa frase de nuevo, hazla tuya. Si quieres que tu audiencia retenga algo de la información que estás mostrando, recuerda que mantener slides limpios y simples es la clave para la visualización de datos. Cada diapositiva debe mostrar una idea o un elemento clave, no pongas a tu audiencia a descifrar los gráficos, llévalos paso a paso por el camino del entendimiento.

Tal vez lo más complejo a la hora de diseñar una presentación no es decidir qué información poner sino qué datos quitar. Recuerda siempre el objetivo de tu presentación para que puedas filtrar aquellos datos que, por más importantes que sean, no le están aportando a tu propósito. Asegúrate que tus datos aporten y que apoyen la idea principal, mantén el foco y repite los tres principios de Reynolds: renunciar, reducir y enfatizar.

Los colores son tus mejores amigos, y la paleta de color de tu marca es tu mejor aliado. Los colores pueden ayudarte a comunicar información en tu slide de manera mucho más fácil. Te sugiero que uses colores que te permitan contrastar los datos que quieres resaltar. Usa colores fuertes (o el color principal de tu marca) para representar la pieza más importante de información que estás mostrando.

Mientras que la paleta de color debe ser consistente con los colores de tu marca, puedes también jugar con variaciones de un mismo color principal, haciéndolo más claro u oscuro según la necesidad.

Recuerda, los colores son una forma fácil de mostrarle a las personas dónde exactamente quieres que centren su atención y cómo deberían sentirse al respecto.

Imágenes, fotos, íconos y figuras pueden ayudar a generar un contexto adicional para tus datos. De hecho, si tu audiencia tiende a ser más visual que numérica, incluir visuales de apoyo ayudará a que se hagan una imagen mental de lo que estás presentando. Mientras que los datos son la estrella en el show de la visualización, los apoyos visuales pueden ayudar a poner todo en perspectiva y hacer que tu presentación sea más recordable.

Los elementos visuales de apoyo no tienen que ser necesariamente complejos, a veces con adicionar íconos, flechas o cajas de texto para llamar la atención sobre aspectos importantes puede ayudarte a hacer que tu mensaje cobre un significado más contundente.

La visualización de datos trata de crear una pintura con elementos visuales fuertes, entonces, sé intencional también con el uso del texto. Si quieres que tu audiencia se enfoque en los gráficos, los cuadros, las tablas o los diagramas en la pantalla, no los distraigas con largos párrafos de texto que ya dicen lo que tú estás diciendo.

Intenta usar frases muy cortas, incluso palabras clave para darle contexto a las métricas o para llamar la atención sobre un punto clave, pero limítate tanto como puedas.

Ya conoces algunos de los trucos imprescindibles a la hora de diseñar tus gráficos para presentaciones, ponlos en práctica y no olvides que las presentaciones son momentos de verdad en los que nos jugamos y construimos nuestra reputación.

Si quieres aprender la metodología que hay detrás del diseño de datos, recibir recurosos, herramientas y conocer nuevas formas para presentar información de manera simple, clara y directa, te invitamos a nuestro nuevo taller de Visualización de Datos.